Kettenbrief und WordCloud (1 Std. Retro, 4 Leute)

Voraussetzungen

Dauer: 1 Stunde
Team: 1 Entwickler, 1 Product Owner, 1 UX Designer

Vorbereitung

(Die Methoden, die ich hier vorstelle, sind nicht meine eigenen Ideen, sondern stammen aus diversen Büchern, Blogs, aus Erfahrungen als Teilnehmerin an Retros, usw. Ich wandle die Methoden allerdings gern ein wenig ab oder kombiniere sie anders, sodass ich hier vorstelle, wie ich sie durchführe.)

Set the Stage

Take A Stand (5 min)

Markiere den Boden mit Zetteln mit den Worten "Super", "Ok" und "Furchtbar" in einer imaginären Linie. Halte die bisher erarbeiteten Action Steps des Teams bereit.

Frage das Team: "Wie lief der letzte Sprint?" 

Anschließend stellt sich jeder Teilnehmer an der Linie auf, wie er oder sie glaubt, dass der Action Step bereits umgesetzt wurde - von "Super" bis "Furchtbar".

Mache ein Foto vom Team, um zu dokumentieren, wie der Sprint lief. Wenn Du das regelmäßig tust, sammelst Du gleichzeitig Daten, um den Verlauf des Projekts zu beobachten.

Bitte die Teilnehmer, sich wieder zu setzen und frage sie der Reihe nach, warum sie standen, wo sie standen. Nutze das Foto um von der negativsten zu der positivsten Meinung zu gehen.

Gather Data

Kettenbrief (je 10 min)

Gib den Teilnehmern DIN A4 Zettel und Kugelschreiber. Sie sollen je einen Satz zu einer Frage aufschreiben. Anschließend geben sie den Zettel an ihren Nachbarn weiter, dieser liest den Satz, schreibt einen weiteren Satz darunter und knickt den Zettel so, dass sein nächster Nachbar nur noch den letzten Satz lesen und darauf Bezug nehmen kann, nicht aber den davor.

Schreibe die Frage ans Whiteboard. Beende die Runde, wenn die Zeit abgelaufen ist.

Anschließend liest jeder seinen Kettenbrief vor und klebt ihn ans Whiteboard unter die Frage. (hierfür habe ich vergessen, Minuten zu reservieren) 

Wiederhole die Methode für die zweite Frage. Wechsele hierbei die Richtung, in die die Teilnehmer ihre Zettel weitergeben, damit sie nicht immer vom gleichen Nachbar die Vorlage bekommen.

Stelle folgende Fragen:

"Wie lief der letzte Sprint?"
"Welche Erwartung habe ich an die Retro?"

Generate Insights 

Word Cloud (5 min)

Bitte die Teilnehmer nach vorne zu kommen und gemeinsam die Wörter auf den Kettenbriefen zu markieren, die mehrfach genannt wurden. Auch Wortstämme werden mitgezählt, also zum Beispiel "planen" und "Planung". Jedes der Wörter ist ein mögliches Gesprächsthema und wird auf ein Post-it geschrieben. Darauf wird die Anzahl Nennungen notiert.

Dot vote (5 min)

Gib jedem Teilnehmer 6 Klebepunkte und bitte sie, den Themen, in denen sie das meiste Potential sehen und über das sie gerne mit dem Team sprechen möchten, Punkte zu geben. Einzelne Karten, die ohne Oberthema sind, dürfen auch bepunktet werden.

Jeder Teilnehmer darf einen Thema 3 Punkte geben, einem anderen 2 und einem weiteren 1 Punkt. Diese Aufteilung führt in der Regel zu klareren Abständen.

Zähle die Anzahl Klebepunkte auf den Themen. Die Themen mit der höchsten Punktzahl werden vom Team diskutiert, um Verbesserungspotentiale zu identifizieren.

Ziel ist es, Action Steps zu identifizieren, die das Team im nächsten Sprint berücksichtigt, um diese Verbesserung aktiv voran zu treiben.

Decide what to do

Offene Diskussion von zwei Themen und Finden von Action Steps (je 10 min)

Deine Aufgabe ist es in dieser Phase, Gesprächsfäden zusammen zu halten und Ideen, die genannt wurden, wieder aufzugreifen, um zu gewährleisten, dass keine Ideen verloren gehen.

Wenn sich die Zeit dem Ende zuneigt, frage das Team, ob sie sich einen Action Step vorstellen können, um sich in Bezug auf Thema XY zu verbessern. Falls bereits Ideen für Action Steps genannt wurden, wiederhole diese nochmal und frage, ob das ein geeigneter Action Step wäre und wenn nicht, wie man aus dieser Idee einen geeigneten Action Step definieren könnte.

Close the Retro

Take A Stand (5 min)

Markiere den Boden mit Zetteln mit den Worten "Super", "Ok" und "Furchtbar" in einer imaginären Linie. Halte die bisher erarbeiteten Action Steps des Teams bereit.

Frage die Teilnehmer: "Wie gut ist Dein Gefühl für den nächsten Sprint?" 

Anschließend stellt sich jeder Teilnehmer an der Linie auf, wie er oder sie glaubt, dass der Action Step bereits umgesetzt wurde - von "Super" bis "Furchtbar".

Mache ein Foto vom Team, um das Stimmungsbild zu dokumentieren.

Erfahrungen

Durchführung

Weil die Retro auf Grund eines vorangegangenen Meetings über eine halbe Stunde verspätet anfangen musste und wir nur eine Stunde zur Verfügung hatten, war ich so drauf konzentriert, die Zeit zu managen, dass ich vergessen habe, die Teilnehmer nach Take A Stand zu fragen, warum sie standen, wo sie standen.
Zum Glück hat mein Entwickler-Kollege mich darauf hingewiesen. Danke dafür! =)

Da wir unter Zeitdruck waren und ich bei der Methode Kettenbrief schon merkte, dass mein Plan für die Zeit zu umfangreich war, habe ich für die Word Cloud die Teilnehmer gebeten, sich in zwei Teams aufzuteilen. So konnte je ein Team eine Frage bearbeiten. Ich bat die beiden Entwickler, sich jeweils mit dem Product Owner und dem UX Designer in einem Team zu finden, damit diese interdisziplinär waren.

Die Word Cloud hat viel mehr Mehrfachnennungen ergeben, als ich erwartet habe, weil die Teilnehmer beim Kettenbrief sich häufig auf das Wort bezogen und es wieder verwendet haben, das im Satz des vorherigen Autors zentral war.

Deshalb nahm ich nur alle Wörter, die mehr als zweimal genannt wurden, wobei ich die gezählten Wörter zu beiden Fragen berücksichtigte.
Nur diese Wörter durften beim Dot Voting bepunktet werden.
Dabei lockerte ich auch die Anforderung ans Dot Voting: Die Teilnehmer durften ihre Punkte frei verteilen, da es so viele Themen waren. Also war es auch möglich, einem Thema alle 6 Punkte zu geben oder je einen Punkt auf 6 verschiedene Themen.

Feedback

Ein Teilnehmer, der das erste Mal an einer Retro teilgenommen hat, meinte er fand das Meeting gut strukturiert und hat sich jederzeit orientiert gefühlt. Auch diesmal hatte ich keine Agenda, er meinte, die war auch nicht nötig.

Ein anderer Teilnehmer meinte, dass er das Format des Kettenbriefs zunächst merkwürdig fand, wir dann aber über dieses Format gute und interessante Ergebnisse erzielt haben.

Erkenntnisse

Der Kettenbrief und die Word Cloud sind gute Methoden, um jeden zu Wort kommen zu lassen und indirekt Themen zu sammeln, die das Team beschäftigen.

Allerdings braucht man für den Kettenbrief ca. 2,5 min pro Satz und für die Word Cloud mehr als 5 min, wahrscheinlich eher 10 bis 15 min.

Deshalb würde ich diese Methode gerne wieder verwenden, aber nur in einer Retro, die länger als 1 Stunde dauert.

Außerdem sollte man die Fragen an den Kettenbrief so konkret wie möglich stellen.
Die Frage "Welche Erwartungen habe ich an die Retro?" hat bei den Teilnehmern zu Antworten auf einer sehr abstrakten Ebene geführt, anstatt wie von mir erwartet zur Beschreibung konkreter Probleme, die man lösen möchte.
Nächstes Mal würde ich diese Frage anders formulieren, vielleicht: "Welches Problem wollt ihr heute lösen?"

Um die Word Cloud nicht explodieren zu lassen, sollte man vielleicht die Wörter erst ab 3 Nennungen zählen, gerade bei mehr als 4 Teilnehmern.

Die Idee, die Word Cloud pro Frage im Team zu bearbeiten, hat die Teilnehmer gut involviert. Das möchte ich beibehalten.